Foire aux questions
- Demandes d'autorisation
- Seuils et appels d'offres
- Contrats et sous-contrats
- Entreprises étrangères et travailleur(euse)s autonomes
- Consortiums et autres formes juridiques particulières
- Liens d'affaires à divulguer
- Décisions de l'AMP
- Registre des entreprises autorisées
- Renouvellement et non-renouvellement
- Services en ligne de l'AMP et clicSÉQUR
Demandes d'autorisation
Quel est le délai entre le dépôt d'une demande d'autorisation et l'émission d'une décision par l'AMP?
Réponse :
Le traitement est toujours effectué dans les meilleurs délais possibles. Le délai de traitement peut varier d'une demande à l'autre, selon la complexité du dossier.
Combien en coûte-t-il à une entreprise pour obtenir une autorisation de l'AMP?
Réponse :
Pour être considérée comme recevable, la demande d'autorisation doit obligatoirement être accompagnée d'un montant de 447 $ à titre de somme forfaitaire initiale pour le dépôt, l'ouverture, l'analyse et le traitement de la demande.
Par la suite, lorsque la demande d'autorisation est analysée par l'AMP et qu'il est déterminé qu'elle est complète et conforme, l'entreprise est invitée à remplir les formulaires de divulgation des liens d'affaires.
Pour chaque personne ou entité qui fait l'objet d'une vérification à la suite de la divulgation des liens d'affaires, notamment les dirigeant(e)s, les administrateur(rice)s ou les entités qui la contrôlent, l'entreprise doit débourser 224 $.
Que doivent faire les entreprises visées pour déposer une demande d'autorisation?
Réponse :
Les entreprises québécoises doivent soumettre une demande d'autorisation en utilisant les services en ligne de l'AMP.
Quant aux entreprises étrangères qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi québécoise ET qui n'ont pas de siège au Québec ni d'établissement où elles exercent principalement leurs activités, elles doivent remplir une demande de façon manuscrite.
L'AMP met un guide à la disposition des entreprises pour les aider à préparer leur demande d'autorisation.
Quels sont les rôles de l'AMP et de l'Unité permanente anticorruption et ses partenaires dans le traitement et l'analyse des demandes d'autorisation?
Réponse :
L'AMP a pour mandat de délivrer les autorisations. C'est donc elle qui reçoit les demandes d'autorisation.
Sur réception d'une telle demande, l'AMP transmet au Commissaire associé au sein de l'Unité permanente anticorruption les renseignements obtenus afin que celui-ci effectue les vérifications jugées nécessaires, en collaboration avec la Sûreté du Québec, Revenu Québec, la Régie du bâtiment du Québec et la Commission de la construction du Québec.
Par la suite, le Commissaire associé donne à l'AMP un avis à l'égard de l'entreprise qui demande l'autorisation. Cet avis indique le motif pour lequel il est recommandé, le cas échéant, de refuser, une autorisation.
Suivant la réception de cet avis, l'AMP rend une décision pour la demande d'autorisation. L'AMP a également le mandat de maintenir à jour un registre public des entreprises qu'elle autorise à contracter ou à sous-contracter auprès des organismes publics.
Est-ce une obligation d'indiquer le numéro de la licence délivrée par la Régie du bâtiment du Québec?
Réponse :
Il est demandé d'indiquer le numéro de licence attribué par la Régie du bâtiment du Québec dans la demande d'autorisation. Seules les compagnies détenant une telle licence ont l'obligation de compléter cette information.
Est-ce que les demandes jugées incomplètes sont retournées aux entreprises?
Réponse :
Non, les demandes jugées incomplètes ne sont pas retournées aux entreprises.
Au cours du processus d'analyse, lorsque l'AMP juge certaines informations incomplètes, elle communique directement avec l'entreprise pour que celle-ci complète la demande avec diligence.
En effet, l'AMP peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors communiquer à l'AMP le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'AMP peut, en application de l'article 21.40.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c C-65.1), annuler la demande d'autorisation.
Il est important de mentionner qu'une entreprise dont la demande d'autorisation est annulée en vertu de l'article 21.40.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics ne peut présenter à l'AMP une nouvelle demande d'autorisation dans les 12 mois qui suivent cette annulation, à moins que l'AMP ne le permette.
Est-ce qu'un formulaire peut être signé par une autre personne que la ou le déclarant(e)?
Réponse :
Non. Chaque personne est responsable de préparer et de signer ses propres déclarations. À moins qu'il n'y ait une procuration (par exemple, la ou le liquidateur(rice) dans le cas d'une succession), une ou un tiers(ce) ne peut pas signer le formulaire de la personne visée par la déclaration.
Le Règlement exige le dépôt des états financiers vérifiés avec une demande d'autorisation. L'entreprise qui n'a pas de tels états financiers peut-elle fournir des états financiers qui ne sont pas vérifiés?
Réponse :
Oui, la demande d'autorisation peut être accompagnée d'états financiers qui ne sont pas vérifiés.
Si l'entreprise ne détient pas d'états financiers audités, l'AMP exige minimalement un rapport de mission d'examen sur les états financiers du dernier exercice (un simple avis au lecteur ne sera pas accepté). À défaut, votre demande d'autorisation ne sera pas traitée et les droits ne seront pas remboursés.
Si votre demande d'autorisation est visée par un appel d'offres et que de tels états financiers ne sont pas disponibles, l'entreprise doit transmettre à l'AMP une lettre d'engagement à fournir lesdits états financiers dans un délai maximal de six semaines après le dépôt de la demande d'autorisation.
Si votre demande d'autorisation n'est pas visée par un appel d'offres et que de tels états financiers ne sont pas disponibles, la demande ne sera pas traitée et aucun remboursement ne sera accordé.
Le Règlement exige le dépôt des états financiers vérifiés avec une demande d'autorisation.
Parmi les documents que doit fournir l'entreprise qui présente une demande, qu'entend-on par « document officiel de l'entreprise confirmant la nomination du répondant à ce titre » au sens du Règlement?
Réponse :
Vous devez fournir un document officiel de l'entreprise nommant la ou le répondant(e) à ce titre. Ce document peut prendre la forme suivante :
- une résolution du conseil d'administration (ou un extrait de procès-verbal faisant état de cette résolution);
- une lettre signée d'une ou d'un administrateur(rice), ou d'une ou d'un dirigeant(e) de la demanderesse dûment autorisé(e);
- une lettre émise par le « commandité » dans le cas d'une société en commandite;
- une délégation des pouvoirs généraux dans le cas de très grandes entreprises.
Dans tous les cas, ce document officiel doit comporter obligatoirement les informations suivantes :
- le nom de la demanderesse (ou un faisant affaire sous);
- le nom de la ou du répondant(e), ainsi que sa nomination à ce titre, ou une mention comme quoi cette ou ce répondant(e) est responsable de la demande d'autorisation ou de renouvellement pour contracter ou sous-contracter avec un organisme public;
- une référence à la demande d'autorisation, de renouvellement ou à l'AMP;
- la date et la signature.
La demanderesse ne peut nommer qu'une seule ou qu'un seul répondant(e) à ce titre.
Si l'accusé de réception transmis par l'AMP n'est pas signé, est-ce tout de même un document officiel?
Réponse :
Oui, il s'agit d'un document officiel portant une signature bureautique.
Une fois l'autorisation délivrée à l'entreprise, elle est valide pour une durée de trois ans, sous réserve de l'émission d'une décision suspendant ou révoquant cette autorisation.
Si une entreprise qui a déjà déposé une demande d'autorisation à l'AMP procède à un changement de nom par la suite, doit-elle déposer une nouvelle demande d'autorisation en raison de cette modification?
Réponse :
Non, car il s'agit de la même entreprise. Si elle conserve le même numéro d'entreprise (NEQ), elle n'a pas à déposer une nouvelle demande d'autorisation. Elle n'a qu'à transmettre à l'AMP le document émis par le Registraire des entreprises selon lequel la demande de modification au registre des entreprises a été déposée.
Est-ce que l'AMP assure la protection des renseignements personnels transmis dans le cadre d'une demande d'autorisation?
Réponse :
Comme elle le fait dans le cadre de tout mandat qui relève de ses activités, et particulièrement dans le cadre des demandes d'autorisation déposées en vertu de l'article 21.22 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1), l'AMP traite de telles informations et de tels documents de façon confidentielle, dans la mesure prévue par la loi.
À cet égard, les droits et les obligations de l'AMP sont déterminés et régis par diverses lois applicables en fonction des circonstances, par exemple l'article 23 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Cette disposition permet notamment de refuser l'accès aux renseignements recueillis par l'AMP dans la mesure où elle est applicable.
Il est cependant important de noter que l'AMP ne signe pas d'engagement ou d'entente de confidentialité particulière envers une entreprise qui demande une autorisation ou tout autre permis d'exercice.
Seuils et appels d'offres
Quelles entreprises doivent déposer une demande d'autorisation à l'AMP?
Réponse :
Les entreprises visées qui doivent obtenir une autorisation de l'AMP sont celles qui sont engagées dans un processus d'appel d'offres ou d'attribution visant des contrats avec les ministères et les organismes, les sociétés d'État et les municipalités au Québec, et comportant une dépense égale ou supérieure aux seuils déterminés par le gouvernement.
Puisque ces entreprises sont nombreuses, le gouvernement du Québec a prévu une mise en application graduelle de cette loi. Pour plus de précisions, consultez la section Lois et règlements - Contrats publics.
Le seuil provincial est fixé à :
- 5 M$ pour tout contrat et sous-contrat de travaux de construction ou de partenariat public-privé;
- 1 M$ pour tout contrat et sous-contrat de services conclu à la suite d'un appel d'offres ou attribué de gré à gré.
Ces montants incluent, le cas échéant, le montant de la dépense qui serait engagée si toutes les options de renouvellement étaient exercées.
Le seuil pour la Ville de Montréal est fixé à 100 000 $, pour tout contrat :
- de travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout;
- d'approvisionnement en enrobés bitumineux;
- de services liés à la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout.
De plus, le seuil pour la Ville de Montréal est fixé à 25 000 $ pour les sous-contrats rattachés directement ou indirectement aux contrats visés par le seuil de 100 000 $ ci-dessus mentionné, pour tout sous-contrat :
- de travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout;
- d'approvisionnement en enrobés bitumineux;
- de services liés à la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout.
Finalement, pour la Ville de Montréal, cette obligation d'obtenir une autorisation s'applique aussi aux entreprises qui présentent une soumission sur les contrats visés par les décrets concernant certains contrats de la Ville de Montréal.
Est-ce que les entreprises qui envisagent de répondre à un appel d'offres public qui n'est pas visé par la loi peuvent déposer une demande d'autorisation auprès de l'AMP?
Réponse :
Une entreprise qui n'est pas visée par l'obligation d'obtenir une autorisation pour le moment peut tout de même déposer une demande d'autorisation à l'AMP. Cependant, une telle demande ne sera pas traitée en priorité.
Les entreprises doivent-elles obtenir une autorisation de l'AMP avant de déposer une soumission dans le cadre d'un appel d'offres public?
Réponse :
Dans le cas des contrats pour lesquels une autorisation de contracter est requise, la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) précise que l'entreprise qui répond à un appel d'offres en vue de la réalisation d'un contrat public ou d'un sous-contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission. Celle qui conclut un contrat public ou un sous-contrat public de gré à gré doit être autorisée à la date de la conclusion de ce contrat ou de ce sous-contrat.
Lorsqu'une entreprise souhaite soumissionner en vue d'un contrat public dont la valeur ou la nature ne sont pas visées par la loi, elle peut le faire sans avoir à obtenir une autorisation de l'AMP.
L'AMP est-elle en mesure de répondre aux questions des représentant(e)s des municipalités et des organismes publics en ce qui à trait aux appels d'offres publics et aux conditions qui doivent s'appliquer pour le choix d'une entreprise?
Réponse :
Les représentant(e)s des municipalités doivent communiquer avec le ministère des Affaires municipales et de l'Habitation. Les autres organismes publics doivent communiquer avec le Secrétariat du Conseil du trésor.
Contrats et sous-contrats
Pour quel type de sous-contrats publics une entreprise doit-elle détenir une autorisation?
Réponse :
Pour un contrat public de construction ou un partenariat public-privé d'une valeur supérieure à 5 M$ :
Une entreprise doit détenir une autorisation lorsqu'elle souhaite exécuter, en tout ou en partie, un contrat qui est actuellement visé par l'obligation de détenir une autorisation délivrée par l'AMP. Par exemple, dans le cas d'un contrat d'une valeur de 35 M$ conclu entre un organisme public et l'entreprise ABC visant la réalisation de travaux de construction d'un nouvel immeuble, si l'entreprise ABC envisage de conclure un contrat avec une entreprise spécialisée en électricité pour effectuer cette partie des travaux, ce contrat est considéré comme un sous-contrat. Si la valeur de ce sous-contrat est égale ou supérieure à 5 M$, l'entreprise spécialisée en électricité doit détenir une autorisation avant de pouvoir exécuter cette partie du contrat conclu entre l'entreprise ABC et l'organisme public. Toutefois, si la valeur de ce sous-contrat est de moins de 5 M$, l'entreprise spécialisée en électricité n'a pas à obtenir une autorisation.
Un sous-contrat doit être distingué d'un contrat de vente. Ainsi, dans le cas mentionné ci-dessus, si l'entreprise spécialisée en électricité souhaite acheter son matériel dans une quincaillerie pour réaliser ses travaux d'électricité, il s'agit d'un contrat de vente qui ne nécessite aucune autorisation de l'AMP.
Pour un contrat de la Ville de Montréal d'une valeur supérieure à 100 000 $ :
Dans le même exemple, si l'entreprise ABC conclut le même type de contrat avec la Ville de Montréal, l'entreprise spécialisée en électricité doit détenir une autorisation délivrée par l'AMP si la valeur de son sous-contrat est de plus de 25 000 $.
Consultez le bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat, publié par le Secrétariat du Conseil du trésor.
Dans le cas d'un sous-contrat visé par l'obligation d'obtenir une autorisation, qui doit présenter la demande d'autorisation à l'AMP, la ou le contractant(e) principal(e) ou la ou le sous-contractant(e)?
Réponse :
La ou le sous-contractant(e) est responsable de présenter sa propre demande d'autorisation.
Est-ce que les sous-contractant(e)s doivent obtenir une autorisation de l'AMP?
Réponse :
Oui, s'il s'agit d'un sous-contrat rattaché directement ou indirectement à un contrat visé et que ce sous-contrat est de :
- 5 M$ pour tout contrat et sous-contrat de travaux de construction ou de partenariat public-privé;
- 1 M$ pour tout contrat et sous-contrat de services conclu à la suite d'un appel d'offres ou attribué de gré à gré.
Ces montants incluent, le cas échéant, le montant de la dépense qui serait engagée si toutes les options de renouvellement étaient exercées.
Depuis le 23 octobre 2013, les entreprises qui souhaitent conclure des sous-contrats de la Ville de Montréal comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ rattachés directement ou indirectement à des contrats de travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout, qui comportent une dépense égale ou supérieure à 100 000 $ et dont le processus d'adjudication (c'est-à-dire la date de publication de l'appel d'offres) ou d'attribution débute à compter du 23 octobre 2013, doivent également obtenir une autorisation.
Depuis le 24 septembre 2014, les entreprises qui souhaitent conclure des sous-contrats de la Ville de Montréal comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $ rattachés directement ou indirectement à des contrats d'approvisionnement en enrobés bitumineux et des contrats de services liés à la construction, à la reconstruction, à la démolition, à la réparation ou à la rénovation en matière de voirie, d'aqueduc ou d'égout, qui comportent une dépense égale ou supérieure à 100 000 $ et dont le processus d'adjudication (c'est-à-dire la date de publication de l'appel d'offres) ou d'attribution débute à compter du 24 septembre 2014, doivent également obtenir une autorisation.
Consultez le bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat publié par le Secrétariat du Conseil du trésor.
Est-ce que les contrats mixtes sont visés par l'obligation d'obtenir une autorisation?
Réponse :
Actuellement, les contrats d'approvisionnement ne sont pas visés par la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1). Pour les questions de contrats mixtes, consultez le bulletin d'interprétation des marchés publics sur la notion de sous-contrat publié par le Secrétariat du Conseil du trésor. Il y est notamment mentionné qu'il appartient aux organismes publics de catégoriser les contrats et qu'il est de la responsabilité des entreprises de catégoriser leurs sous-contrats.
Il revient aux entreprises de vérifier si elles doivent détenir une autorisation de contracter. Celles-ci doivent donc évaluer si la dépense estimée qui découlera de leur soumission atteindra ou excédera le montant fixé par le gouvernement. Le calcul de la dépense estimée doit tenir compte, le cas échéant, de toutes les options prévues dans l'appel d'offres (quantités additionnelles ou option de renouvellement).
Comme le taux de remboursement des taxes peut varier d'un organisme public à l'autre, les entreprises doivent vérifier, dans les documents d'appel d'offres ou en communiquant avec le donneur d'ouvrage, si la dépense estimée inclut ou non les taxes.
Il est à noter que tout organisme public qui s'apprête à conclure un contrat de services ou de travaux de construction dont la dépense atteint ou excède le montant fixé par le gouvernement doit également s'assurer que la ou le contractant(e) visé(e) a bien obtenu son autorisation de contracter avant de conclure le contrat.
Entreprises étrangères et travailleur(euse)s autonomes
Dans le cas d'une entreprise qui n'est pas constituée en vertu d'une loi du Québec et qui n'y possède pas de siège, ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités, qu'entend-on par un certificat de bonne conduite à l'égard de l'entreprise?
Réponse :
Une telle entreprise doit fournir à l'AMP un certificat de bonne conduite délivré par les autorités locales, soit le gouvernement ou l'un de ses ministères ou organismes.
On entend par « certificat de bonne conduite » les certificats de police, les vérifications des antécédents criminels, les vérifications de casier judiciaire, les vérifications policières ou les vérifications du Centre d'information de la police canadienne.
À titre indicatif, le site suivant donne des explications sur la façon d'obtenir un tel document : www.cic.gc.ca/francais/information/securite/cert-police/index.asp
Selon le Règlement, on entend par « localité de l'entreprise et des personnes visées » la province, le territoire canadien, ou l'État où l'entreprise exerce principalement ses activités ou, dans le cas d'une personne physique, son domicile.
Si une entreprise n'est pas en mesure de fournir un certificat de bonne conduite, elle doit transmettre à l'AMP une lettre assermentée signée par la ou le répondant(e) ou une ou un dirigeant(e) de l'entreprise déclarant que l'entreprise n'a pas, au cours des cinq dernières années :
- été poursuivie ou déclarée coupable d'une infraction prévue ou de nature similaire à celles prévues à l'Annexe 1 de la Loi sur les contrats avec les organismes publics (RLRQ c. C-65.1), au Canada ou à l'étranger;
- été poursuivie ou déclarée coupable de toute infraction de nature criminelle ou pénale dans le cours de ses affaires, au Canada ou à l'étranger.
Lorsqu'une entreprise a un établissement principal au Québec mais que son siège social n'est pas situé au Québec, doit-elle transmettre à l'AMP les certificats de bonne conduite et les autres documents requis par l'article 5 du Règlement?
Réponse :
Dans un tel cas, l'AMP n'exige pas de certificat de bonne conduite pour l'entreprise elle-même, mais elle en exigera un pour chacune des entreprises qui la contrôlent qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi du Québec ou qui n'y ont pas leur siège ni d'établissement, à condition que celles-ci fassent l'objet d'une déclaration à l'AMP.
De plus, dans un tel cas, l'AMP exige des dirigeant(e)s, administrateur(rice)s, associé(e)s ou autres personnes liées à l'entreprise et qui ne résident pas au Québec de fournir de tels certificats, le tout selon l'article 21.48.9 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1).
En effet, l'AMP peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. L'entreprise doit alors communiquer à l'AMP le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'AMP peut, en application de l'article 21.40.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics, annuler la demande d'autorisation.
Il est important de mentionner qu'une entreprise dont la demande d'autorisation est annulée en vertu de l'article 21.40.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics ne peut présenter à l'AMP une nouvelle demande d'autorisation dans les 12 mois qui suivent cette annulation, à moins que l'AMP ne le permette.
Une entreprise qui n'a pas été constituée en vertu d'une loi du Québec mais qui a son siège au Québec est-elle soumise à l'obligation prévue à l'article 5 du Règlement de produire des certificats de bonne conduite?
Réponse :
L'AMP n'exige pas de certificat de bonne conduite pour l'entreprise elle-même, mais elle en exige un pour chacune des entreprises qui la contrôlent et qui ne sont pas constituées en vertu d'une loi du Québec ou qui n'y ont pas leur siège ni d'établissement, à conditions que celles-ci fassent l'objet d'une déclaration à l'AMP.
L'AMP exige-t-elle un certificat de bonne conduite pour les administrateur(rice)s étranger(ère)s d'une entreprise constituée au Québec?
Réponse :
Oui, selon l'article 21.48.9 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1).
En effet, cette disposition prévoit que l'AMP peut exiger d'une entreprise la communication de tout renseignement qu'elle juge nécessaire. Celle-ci doit alors transmettre à l'AMP le renseignement exigé dans le délai imparti. À défaut, l'AMP peut, en application de l'article 21.40.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics, annuler la demande d'autorisation.
Il est important de mentionner qu'une entreprise dont la demande d'autorisation est annulée en vertu de l'article 21.40.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics ne peut présenter à l'AMP une nouvelle demande d'autorisation dans les 12 mois qui suivent cette annulation, à moins que l'AMP ne le permette.
Une entreprise dont le siège social est hors du Québec mais qui a des activités au Québec, est-elle considérée comme une entreprise étrangère (au motif que, tout en étant très présente au Québec, elle n'y exerce pas)?
Réponse :
Oui. Pour qu'une entreprise soit considérée comme une entreprise étrangère au sens du Règlement, elle ne doit pas être constituée en vertu d'une loi québécoise ET elle ne doit pas avoir de siège au Québec ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités.
Consortiums et autres formes juridiques particulières
Une société en participation ou une entreprise individuelle qui souhaite présenter une demande d'autorisation auprès de l'AMP peut-elle obtenir un numéro d'entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec?
Réponse :
Oui. Puisque ces entreprises doivent déposer une attestation de Revenu Québec lorsqu'elles présentent leur demande d'autorisation à l'AMP et que, pour obtenir cette attestation, le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) est obligatoire, elles peuvent demander au Registraire des entreprises de leur en attribuer un.
Dans le cas d'un consortium, est-ce l'entité formée aux fins de consortium qui doit être autorisée ou est-ce les entreprises formant le consortium de façon individuelle?
Réponse :
Il importe d'abord de préciser qu'un consortium est un « regroupement » de deux ou de plusieurs entreprises, souvent constitué de façon temporaire et pour les fins d'un projet ou d'un contrat en particulier. Par exemple, deux sociétés en participation peuvent former un consortium, tout comme le peuvent une société en participation et une société en nom collectif, ou une société en commandite et une compagnie. Par ailleurs, le consortium doit normalement revêtir l'une des formes juridiques prévues à l'article 1 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) pour contracter directement avec un organisme public au sens de cette loi.
Si le consortium est une société en nom collectif ou une société en commandite, il doit présenter une demande d'autorisation. Chacune des entreprises composant ce consortium doit également présenter une demande d'autorisation si elle ne détient pas déjà une autorisation délivrée par l'AMP.
Si le consortium prend la forme d'une société en participation, aucune autorisation n'est exigée pour cette société. Toutefois, chacune des entreprises composant ce type de consortium doit détenir une autorisation délivrée par l'AMP.
Il demeure important de laisser aux entreprises le soin de déclarer leur participation à un consortium et de demander les autorisations qu'elles jugent requises. L'AMP n'a pas à décider si une autorisation est requise ou non.
Une société en participation (qui n'est pas formée aux fins de consortium) doit-elle obtenir une autorisation, même si ce type de société ne possède pas de personnalité juridique propre?
Réponse :
Oui. Puisqu'une société en participation peut contracter directement avec un organisme public, elle est visée par l'obligation d'obtenir une autorisation.
La situation est donc différente lorsqu'il est question de consortium.
Liens d'affaires à divulguer
Le ou la directeur(rice) des affaires juridiques, ou le ou la secrétaire corporatif(ve) de l'entreprise peut-il ou elle agir à titre de répondant(e) suivant la définition de dirigeant(e) au Guide à l'intention des entreprises?
Réponse :
Oui, la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) prévoit que la ou le répondant(e) est soit la personne physique qui exploite une entreprise individuelle, soit l'administrateur(rice) ou une ou un dirigeant(e) dans le cas d'une personne morale, soit une ou un associé(e) dans le cas d'une société. La définition de « dirigeant(e) » prévue au Guide est présentée à titre indicatif. L'entreprise peut identifier d'autres dirigeant(e)s pour agir à titre de répondant(e)s.
Le ou la répondant(e) peut-il ou peut-elle mandater son ou sa conseiller(ère) juridique pour interagir avec l'AMP, même si cette personne n'est pas un ou une dirigeant(e) de l'entreprise?
Réponse :
Oui, la ou le répondant(e) peut mandater sa ou son conseiller(ère) juridique pour interagir avec l'AMP. Sur réception de ce mandat, l'AMP acceptera de communiquer avec cette personne. Toutefois, la ou le répondant(e) conserve son titre de répondant(e) et demeure responsable de la demande d'autorisation de son entreprise, malgré le mandat.
Est-ce que la notion de dirigeant(e), prévue au Guide à l'intention des entreprises, est limitative?
Réponse :
Non. La description présentée au Guide à l'intention des entreprises (pdf : 3 Mo) n'est fournie qu'à titre indicatif et ne constitue pas une définition stricte du mot « dirigeant(e) ». L'entreprise doit fournir les déclarations de celles et de ceux qu'elle considère comme des dirigeant(e)s, sans égard à la nomenclature du poste.
Une ou un dirigeant(e) est une personne qui dirige et/ou encadre l'administration et/ou les activités d'une entreprise.
- Dirigeant(e) ayant le contrôle : Exerce un pouvoir décisionnel à l'égard des orientations significatives de l'entreprise. De façon non limitative, l'AMP considère qu'une personne qui occupe l'un des postes suivants est un(e) dirigeant(e) ayant le contrôle : président(e), directeur(rice) général(e), chef de la direction, chef des finances et chef de l'exploitation, ou toute autre personne qui exerce des fonctions analogues. De plus, toute personne occupant un poste décisionnel au sujet des appels d'offres, des soumissions, des contrats et des sous-contrats doit être divulguée à l'AMP comme une ou un dirigeant(e) ayant le contrôle.
- Dirigeant(e) n'ayant pas le contrôle : N'exerce aucun pouvoir décisionnel à l'égard des orientations significatives de l'entreprise.
Il est important de s'attarder à la divulgation des dirigeant(e)s afin d'éviter les questions éventuelles qui pourraient avoir comme conséquence de prolonger de manière significative le délai de traitement lié aux vérifications.
Est-ce que les compagnies de financement qui ne sont pas des institutions financières ni des prêteur(euse)s doivent tout de même faire l'objet d'une déclaration à titre d'« institution financière » ou de « prêteur(euse)s »?
Réponse :
Non. Puisque ces compagnies ne sont pas des institutions financières au même titre que les banques, les caisses et les compagnies d'assurance, elles n'ont pas à faire l'objet d'une déclaration. Citons, à titre d'exemple, des compagnies qui financeraient l'équipement utilisé par une entreprise (flotte de camions, véhicules, machinerie, etc.).
Si elles ne prêtent pas d'argent et ne se qualifient pas de prêteur comme tel, elles n'ont pas à faire l'objet d'une déclaration.
Dans le cas d'une société en commandite, est-ce que les commanditaires et les commandité(e)s doivent faire l'objet d'une déclaration à l'AMP?
Réponse :
Oui. Toutes et tous les commandité(e)s doivent être déclaré(e)s à l'AMP par le biais d'un lien de type « associé(e) (personne physique) ayant le contrôle de la demanderesse » ou « associé(e) (entité) ayant le contrôle de la demanderesse », selon le cas.
Pour les commanditaires, seul(e)s les trois principaux(ales) doivent être déclaré(e)s à l'AMP par le biais d'un lien de type « associé(e) (personne physique) ayant le contrôle de la demanderesse » ou « associé(e) (entité) ayant le contrôle de la demanderesse », selon le cas.
Le même raisonnement s'applique quand une société en commandite contrôle l'entreprise demanderesse. Dans un tel cas, les liens « associé(e) (personne physique) ayant le contrôle de l'entité » ou « associé(e) (entité) ayant le contrôle de l'entité » doivent être utilisés, selon le cas.
Dans le lien « Institutions financières », qu'entend-on par « faire affaire avec une institution financière »?
Réponse :
On réfère ici à l'institution financière dont l'entreprise est cliente.
Pour une grande entreprise, le ou la signataire des déclarations peut-il ou peut-elle préciser qu'à sa connaissance, les renseignements présentés sont véridiques et complets, compte tenu qu'une déclaration erronée peut être jugée fausse ou trompeuse?
Réponse :
L'AMP s'attend à ce que l'entreprise fournisse des informations raisonnablement complètes et qu'elle indique, à même sa demande, si l'information est incomplète ou non exhaustive, de sorte que l'analyste chargé(e) du dossier de l'entreprise veille à demander à celle-ci de la compléter si cela s'avère nécessaire.
Ce n'est pas l'AMP qui détermine si une entreprise peut limiter ses déclarations. C'est l'entreprise elle-même ou le ou la déclarant(e), selon le cas, qui, connaissant l'ampleur de l'information en jeu, décide de limiter sa déclaration et choisit, par exemple, d'en résumer le contenu sous réserve d'en fournir davantage sur demande.
Il ou elle doit alors le préciser dans sa déclaration.
Décisions de l'AMP
Si l'AMP refuse d'émettre une autorisation, est-ce qu'elle pourra donner les raisons de son refus à l'entreprise? Est-ce que l'entreprise aura la chance de s'expliquer?
Réponse :
Lorsque l'AMP entend refuser d'émettre une autorisation à une entreprise, elle notifie un préavis de refus indiquant à l'entreprise les motifs appuyant son intention de refuser de lui délivrer une autorisation.
Ce préavis peut, dans certains cas, donner à l'entreprise l'occasion de procéder à des correctifs qui, s'ils sont à la satisfaction de l'AMP, peuvent permettre la délivrance de l'autorisation.
Dans tous les cas, l'entreprise a la possibilité de faire part à l'AMP de ses observations et des informations susceptibles d'influencer la décision à venir. En effet, l'AMP doit, avant de refuser d'accorder ou de renouveler une autorisation ou avant de la révoquer, notifier l'entreprise par écrit et lui accorder un délai d'au moins 10 jours pour présenter ses observations par écrit ou pour fournir d'autres documents pour compléter son dossier.
Est-ce qu'une entreprise peut contester une décision de l'AMP? Si elle souhaite se plaindre de la décision de l'AMP, à qui peut-elle s'adresser?
Réponse :
La décision de l'AMP est une décision administrative. Elle est finale et sans appel. L'entreprise qui veut s'en plaindre doit s'adresser à la Cour supérieure.
Est-ce qu'une entreprise s'étant vue refuser une autorisation de conclure des contrats publics peut terminer les contrats publics qu'elle a en cours d'exécution?
Réponse :
Non, sous réserve d'une décision du Conseil du trésor permettant la poursuite de l'exécution du contrat, malgré l'absence d'autorisation.
L'article 21.5.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) prévoit que, lorsqu'une autorisation est refusée ou révoquée en application de cette loi, l'entreprise apparaît au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), et ce, pour une période de cinq ans.
Registre des entreprises autorisées
Pourquoi la date d'expiration de l'autorisation n'est-elle pas indiquée au Registre des entreprises autorisées?
Réponse :
Les seules informations qui peuvent se trouver au registre en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) (RLRQ c. C-65.1) et ses règlements sont :
- le nom de l'entreprise autorisée, les noms sous lesquels elle exerce ses activités, ainsi que son numéro d'entreprise du Québec attribué par le Registraire des entreprises;
- les coordonnées du siège de l'entreprise;
- le numéro d'identification, attribué par l'AMP;
- le fait que l'autorisation d'une entreprise soit expirée ou suspendue, si cette expiration ou suspension survient alors que l'entreprise exécute un contrat public ou un sous-contrat public pour lequel une telle autorisation est requise;
- le fait qu'une mesure de surveillance et d'accompagnement ait été imposée à une telle entreprise en application de l'article 21.41.1 de la LCOP.
Outre le registre public des entreprises ayant obtenu leur autorisation auprès de l'AMP, y a-t-il un registre des entreprises à qui l'AMP a refusé de délivrer une autorisation?
Réponse :
Le registre public de l'AMP est un registre dit « positif », c'est-à-dire qu'il ne contient que les informations relatives aux entreprises autorisées.
L'article 21.5.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) prévoit que, lorsqu'une autorisation est refusée ou révoquée en application de cette loi, l'entreprise apparaît au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), et ce, pour une période de cinq ans.
Renouvellement et non-renouvellement
Quel est le processus lié au renouvellement d'une autorisation et son impact sur l'exécution ou sur la signature d'un contrat public?
Réponse :
La Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65) prévoit que, lorsqu'une entreprise présente une demande de renouvellement au moins 90 jours avant le terme de la durée de validité de son autorisation, elle demeure autorisée à contracter, sous réserve d'une révocation durant ce délai. L'entreprise demeure donc au Registre des entreprises admissibles (REA), et ce, jusqu'à ce que l'AMP confirme, ou non, son renouvellement.
Cependant, si une entreprise dépose sa demande de renouvellement moins de 90 jours avant le terme de la durée de validité de son autorisation, elle est alors retirée du REA une fois ce délai expiré. Par conséquent, elle ne peut plus signer de nouveaux contrats ou de sous-contrats publics au-dessus des seuils applicables. Elle peut cependant poursuivre ceux qui sont en cours d'exécution jusqu'à ce qu'une décision soit rendue par l'AMP pour la demande de renouvellement.
Est-ce qu'une entreprise qui ne souhaite pas renouveler son autorisation peut en aviser l'AMP de façon proactive?
Réponse :
Oui. Une entreprise qui ne désire pas renouveler son autorisation peut soumettre sa demande de non-renouvellement à l'aide des services en ligne de l'AMP. Pour ce faire, elle doit accéder à son compte client et sélectionner la demande de renouvellement accessible à l'onglet « Contrats publics – Renouvellement/non-renouvellement ». L'AMP traite alors la demande de non-renouvellement et transmet une confirmation à l'entreprise une fois l'autorisation expirée.
L'entreprise dont l'autorisation est expirée doit alors transmettre à l'AMP la liste de ses contrats et de ses sous-contrats en cours d'exécution à l'aide du formulaire accompagnant la lettre que lui aura transmise l'AMP pour confirmer son non-renouvellement. Si aucun contrat ou sous-contrat n'est en cours d'exécution, l'entreprise doit également en aviser l'AMP. Il est important de noter que l'article 27.9 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65) prévoit que le défaut de transmettre cette liste à l'AMP constitue une infraction passible d'une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d'une personne physique, et de 15 000 à 100 000 $ dans les autres cas.
Par ailleurs, l'AMP rappelle que, si l'entreprise exécute un contrat ou un sous-contrat public et que son autorisation est expirée, elle peut être réputée en défaut d'exécuter ce contrat ou ce sous-contrat au terme d'un délai de 60 jours suivant la date d'expiration de l'autorisation.
Services en ligne de l'AMP et clicSÉQUR
Mon entreprise ne possède pas de compte clicSÉQUR. Comment dois-je présenter ma demande si je n'ai pas accès aux services en ligne?
Réponse :
Vérifiez d'abord auprès de ClicSÉQUR si votre entreprise peut posséder un tel compte. S'il s'avère que votre entreprise ne peut posséder un tel compte, communiquez avec une ou un préposé(e) aux renseignements de l'AMP.
Si votre entreprise n'est pas constituée en vertu d'une loi québécoise et qu'elle n'a pas de siège au Québec ni d'établissement où elle exerce principalement ses activités, consultez la rubrique Entreprises étrangères du site de l'AMP.
Je refuse de présenter ma demande par le biais des services en ligne de l'AMP. Puis-je soumettre ma demande d'une autre façon?
Réponse :
Dans un tel cas, nous vous invitons à communiquer avec avec une ou un préposé(e) aux renseignements du centre d'information à la clientèle de l'AMP.
En remplissant ma demande d'autorisation avec les services en ligne de l'AMP, on m'indique que je dois compléter des déclarations. Où puis-je obtenir ces documents?
Réponse :
Les déclarations utilisées pour compléter la demande d'autorisation des services en ligne de l'AMP sont accessibles sous la rubrique Guides et déclarations.